(舟港航〔2017〕43号)关于进一步规范舟山港域水运工程建设项目档案管理工作的通知
2017-02-22 来源:办公室

                                         

 

 

舟山市港航管理局文件

舟港航〔201743

关于进一步规范舟山港域水运工程建设

项目档案管理工作的通知

 

各港航分局,市水运工程质量安全监督局、市海通水运监理公司,各有关舟山港域水运工程项目建设单位:

近年来,舟山港域水运建设项目档案管理工作认真贯彻执行《港口建设管理规定》(交通部2007年第5号令)和《航道建设管理规定》(交通部2007年第3号令)等有关规定,把档案专项验收作为项目竣工验收的一个必备条件,市级以上项目总体情况基本达到了交通运输部、浙江省交通运输厅和浙江省港航管理局的要求。随着省级各项行政审批权限的下放,舟山港域市级以上水运建设项目档案管理及验收工作已由浙江省交通运输厅和浙江省港航管理局下放到舟山市港航管理局,形成了水运建设项目档案行业管理体系。鉴于这些年来,我市港域内一些水运建设项目往往出现验收前档案不齐全、不完整情况,同时还存在标准规范执行不统一,项目参建单位人员和制度不落实等问题,直接影响了项目的档案专项验收和竣工验收。为进一步规范舟山港域水运建设项目的档案管理,理顺行业管理关系,保证项目档案质量,现将有关要求明确如下:

一、水运建设项目档案整理依据

所有水运工程建设项目档案整理依据按照交通运输部《港口工程竣工验收办法》2005年交通部第2号令及2014年第12号修改令和2016年第44号修改令,见交通运输部政府信息公开网)、《关于印发水运建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》(交办发〔2009225号)(见附件1)。其它行业标准停止使用。

二、水运建设项目档案管理工作的指导

市级及市级以上重点水运建设项目档案工作由市港航管理局实行专业指导;市以下及县(区)水运建设项目由市港航管理局会同各港航分局实行业务指导;水运工程建设项目档案材料完整规范性均由市水运工程质量安全监督部门实施指导;各施工监理单位应接受业主单位相关人员的指导。

三、档号编制和保管期限填写

档号由各业主单位自行制定,一般是由档案分类号及案卷顺序号组成。业主单位可以在档案分类号后加Y,代表业主单位,案卷顺序号即大流水号从1开始;施工单位可以在档案分类号后加S,代表施工单位,案卷顺序号即大流水号也从1开始;监理单位可以在档案分类号后加J,代表监理单位,案卷顺序号即大流水号也从1开始,便于各参建单位案卷的区分和增减。项目档案保管期限根据建设项目及文件材料的实际情况确定并填写。

四、档案整理排序

卷内材料按照水运建设项目基本建设程序的不同阶段和各合同段单位(分部、分项)工程施工工序文件材料的自然形成过程,分门别类,并结合时间进行排列。单位(分部、分项、检验批)工程的划定按《水运工程质量检验标准》(JTS257-2008)各类工程的划分表划定,在施工准备阶段完成(施工单位编制,监理单位审查,业主单位批准,报送监督部门备案)。案卷排序遵循水运工程基本建设程序各阶段文件材料的自然形成规律和成套性原则,均为业主资料、施工资料、监理资料排序。建设资料中的未中标单位投标文件作为资料跟在该项目档案的最后,短期保存。

五、档案盒标准与内容填写

档案盒统一按新科技档案盒标准实行,档案盒正面及卷脊可以只填写该案卷的档号,需采用内封面形式(见附件7)。内封面有以下内容构成:案卷题名、立卷单位、起止时间、保管期限、密级及档号。

六、档案的专项验收

所有舟山港域水运建设项目原则上须在竣工前3个月进行项目档案专项验收,业主单位在交工验收后的试运行期间,及时做好项目档案专项验收的准备工作。其中,市级及市级以上重点建设项目的水运建设项目档案验收工作均由舟山市港航管理局组织验收并确定验收组人员;县级及县级以下水运工程建设项目档案由市级港航管理部门会同各港航分局、档案部门及市水运工程质量安全监督部门组织验收。

七、档案验收上报程序

由水运建设项目档案业主单位行文上报验收请示,并在请示后附上(1)交通建设项目档案专项验收申请表(附件2);(2)业主单位项目档案管理自查报告;(3)项目档案归档目录(附件3)。

请各有关单位参照实施以上要求,在具体实施过程中如遇其他问题和异议请及时提出建议。联系人:谢海玲,联系电话:0580-2263717,手机短号:597763。附件可以在“舟山港航”网站最新文件栏上下载(网址:http://port.zhoushan.gov.cn

 

附件:1.《关于印发水运建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》(交办发〔2009225号)

      2.交通建设项目档案专项验收申请表

 3.项目档案归档目录样式

 4.卷内目录、卷内备考表样式

 5.设计变更情况一览表样式

 6.竣工图章、档号章、修正章样式

 7.档案盒正面(卷内封面)填写样式

 

 

                舟山市港航管理局

                 2017221

 

 

 

    

 

 

 

抄送:舟山市档案局,各县(区)档案局。    

 

舟山市港航管理局办公室             2017年2月21印发

舟港航〔2017〕43号

舟港航〔2017〕43号(扫描版)

舟港航〔2017〕43号附件1

舟港航〔2017〕43号附件2—附件7

舟港航〔2017〕43号附件5

 

 

 

 

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